Kuidas töötleme Teie isikuandmeid ja eraelulist teavet?

 

Rõuge Vallavalitsuse andmekaitsetingimused

Rõuge Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi asutus) täidab avaliku võimu ülesandeid, mistõttu asutuse tegevus on avalik. Oma tegevuse käigus kogub ja töötleb asutus ka isikuandmeid ning isikute eraelu puudutavat teavet. Rõuge vald kui kohaliku omavalitsuse üksus töötleb isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutusele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Parlamendi ja Nõukogu Määrusest (EL) 2016/679, isikuandmete kaitse seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

 

Töötleme isikuandmeid vaid meil lasuvate ülesannete täitmiseks ning seadusega lubatud ulatuses. Kohaliku omavalitsuse üksuse ülesanded, mille käigus võib vajalikuks osutuda ka isikuandmete töötlemine, tulenevad eelkõige kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse §-st 6 ja muudest õigustloovatest aktidest. Nende ülesannete täitmisel koguneb meile isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks. Käesolevad andmekaitsetingimused annavad kokkuvõtliku ülevaate isikuandmete töötlemise toimingutest.

 

Meie eesmärk on hoida ära isikuandmete volitamata töötlemist, tagada vajaduspõhine juurdepääs andmetele ning takistada andmete lubamatut avalikustamist. Selleks kasutame nii organisatsioonilisi, füüsilisi kui ka infotehnoloogilisi turvameetmeid, sh asjakohast andmekaitse taset. Asutuse teenistujad on kohustatud isikuandmete töötlemisel järgima kõiki seadustest tulenevaid andmekaitsereegleid ning kasutama turvameetmeid.

 

 

Millistel juhtudel ja mil viisil töötleme Teie isikuandmeid?

 

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne) või isiku pöördumine asutuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb asutus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.

 

Töötleme Teie isikuandmeid (näiteks ees- ja perekonnanimi, isikukood, sünniaeg, elukoha aadress, kontaktandmed) järgmistel juhtudel:

     - avaliku ülesande täitmisel;

     - Teiega sõlmitud lepingu täitmisel;

     - juriidilise kohustuse täitmisel.

 

Kui soovime Teie isikuandmeid töödelda eespool nimetamata alusel, küsime Teilt selleks nõusoleku ning nimetame töödeldavad isikuandmed. Kui Te nõusolekut ei anna või võtate selle tagasi, siis me Teie isikuandmeid ei töötle.

 

Töötleme Teie isikuandmeid ka juhul, kui:

  • Te saadate meile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude

Sellisel juhul kasutame Teie isikuandmeid Teile vastamise eesmärgil. Kui peame Teile vastamiseks tegema täiendavaid järelpärimisi, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik.

 

Kui meile saadetud selgitustaotlusele/märgukirjale/teabenõudele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame Teid vastavast edastamisest.

 

Seaduse kohaselt peavad kirjavahetuse andmed olema nähtavad valla dokumendiregistri avalikus vaates, mistõttu registreerime eraisikute poolt saadetud kirjad nimetatud registris. Eraisikust kirja saatja või saaja nime me ei avalikusta ning dokumendiregistri avalikus vaates eraisikust saatja või saaja nimi nähtav pole. Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada mitte oma isiklikke, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Sellised kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.

 

Juhul, kui Teie poolt saadetud kiri sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, tunnistatakse see registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust ning võimalike juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

 

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat, misjärel kuuluvad selle tähtaja ületanud dokumendid hävitamisele.

 

  • Te esitate meile kaebuse/vaide või teie peale kaevatakse

Kui esitate meile kaebuse/vaide või Teie peale kaevatakse, kasutame Teie isikuandmeid nimetatud asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse/vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

 

Kui meile saadetud kaebuse/vaide läbivaatamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame Teid ka vastavast edastamisest.

 

Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub:

     - e-kirja teel;

     - posti teel liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ning kirja saajal).

 

Asja menetlemiseks ning dokumendi kätte toimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida olete ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist. Samuti kasutame isiku ametlikku e-posti aadressi (isikukood@eesti.ee, registrikood@eesti.ee).

 

Seaduse kohaselt on kaebuste/vaiete andmestik nähtav dokumendiregistri avalikus vaates, kus eraisikute andmeid me ei avalikusta. Avalikus vaates eraisiku nimi nähtav ei ole.

Kaebusi/vaideid ja sellealast kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

 

  • Te olete väärteomenetluse osapooleks

Kui olete väärteomenetluse osapooleks, töötleme Teie isikuandmeid väärteomenetluse läbiviimise eesmärgil. Väärteomenetluse läbiviimist reguleerivad üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik ja kriminaalmenetluse seadustik.

 

Väärteoteate esitaja andmed avaldame teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust.

 

Menetlusealune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikus ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

 

Oleme liitunud e-toimiku infosüsteemiga, mida kasutame väärteomenetluste läbiviimise eesmärgil, sh andmevahetuseks teiste asutustega (nt karistuse andmete edastamisel karistusregistrile ja kohtutäiturile). E-toimiku infosüsteem on kinnine. Siseneda saab üksnes ID-kaardiga sisse logides. Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel. Samuti saab menetlusosaline ise vaadata enda menetlusandmeid ning esitada ja saada kätte menetlusdokumente.

 

Seadus lubab meil väärteomenetlustega seotud asjaolusid avalikustada üksnes erandlikel juhtudel (väärteomenetluse seadustiku § 62). Seda õigust kavatseme kasutada vaid väga tungival vajadusel ja hoidudes asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses, kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.

 

  • Te külastate meie võrgulehti, osalete küsitluses, registreerute üritusele, tellite teavitusi või helistate telefonile

Võrgulehtede külastamise andmeid töötleme üksnes isikustamata kujul külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal lehekülgi arendada ja külastajatele mugavamaks muuta.

Küsitlusel osalemisel avaldatakse andmeid statistika tegemise eesmärgil üksnes isikustamata kujul. Küsitluste puhul, millele vastajate vahel loositakse välja auhindu, töötleme Teie isikuandmeid Teiega ühenduse võtmiseks.

 

Üritustele registreerimisel töötleme Teie isikuandmeid üritusel osalejate nimekirja koostamiseks ja vajadusel Teiega ühenduse võtmiseks.

Telefonikõnesid me ei salvesta.

 

  • Kandideerimine Rõuge Vallavalitsuse töö- või ametikohale

Tööle kandideerimisel töötleme Teie poolt avaldatud isikuandmeid, et hinnata Teie sobivust vastavale ametikohale. Sobivuse hindamiseks kogume Teie kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Teil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.

Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.

 

Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Kandideerija dokumentidele juurdepääs võimaldatakse konkursi otsustusprotsessiga seotud isikutele.

 

Säilitame värbamisprotsessi raames saadud dokumente järgmistel eesmärkidel:

     - paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks;

     - kandidaadi nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.

 

Värbamise ja valiku käigus kandidaatide esitatud dokumente ning muid valiku- ja värbamisprotsessi käigus tähtsust omavaid dokumente säilitatakse 1 aasta valiku lõppotsuse tegemisest.

Teave kandidaadi tööle võtmise või ametisse nimetamise kohta on avalik.

 

 

Isikuandmete avalikustamise ja edastamise põhimõtted

 

Isikuandmete aktiivseks avalikustamiseks peab eksisteerima seadusest tulenev selgesõnaline volitus. Asutusesiseseks kasutamiseks on tunnistatud teave, mis sisaldab eraelulisi või delikaatseid isikuandmeid.

 

Avaandmetena ehk kõigile vabalt ja avalikult kasutatavate masinloetavate andmetena me isikuandmeid ei avalikusta. Seda teeme ainult juhul, kui see Teid ei kahjusta ja juba andmete esmasel kogumisel on Teid teavitatud sellest, et seaduse alusel on andmed avalikud.

 

Eraisikutega peetav kirjavahetus on üldise juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja ja saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Need andmed on isiku eraelu puudutav teave ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana).

 

Avaliku teabe seadusest (§12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikus vaates eraisikust kirja saatja või saaja nimi ei kajastu. Kui kirja saatjaks on asutus või juriidiline isik, on avalikus vaates näha asutuse/juriidilise isiku nimi.

 

Kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti on varjatud Teie isiklikud kontaktandmed (e-posti aadress või telefoninumber). Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35. Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtueelne menetleja või kohus).

 

Isikuandmeid võib ilma andmesubjekti nõusolekuta ajakirjanduslikul eesmärgil töödelda ja avalikustada meedias, kui selleks on ülekaalukas huvi ning see on kooskõlas ajakirjanduseetika põhimõtetega. Andmete avalikustamine ei tohi ülemääraselt kahjustada andmesubjekti õigusi.

 

Asutuse Facebooki-lehel avalikustame lapsevanema nõusolekul valda registreeritud uue ilmakodaniku nime ja soo.

 

Andmesubjektil on õigus igal ajal nõuda isikuandmete avalikustajalt isikuandmete avalikustamise lõpetamist, välja arvatud juhul, kui avalikustamine toimub seaduse alusel.

 

Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7) peavad Rõuge vallavolikogu ja Rõuge vallavalitsuse õigusaktid ning omavalitsusorganite istungite ja organite moodustatud komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid. Kui õigusakti või protokolli sisu on asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, õigusakti või protokolli ei avalikustata.

 

Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded". Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui:

     - dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;

     - puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;

     - haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

 

Internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded" avalikustab ametiasutus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt Riigi Teataja seadus § 13).

 

Kes Teie isikuandmeid töötleb?

Isikuandmete vastutav töötleja on ametiasutus, kes vastutab konkreetse avaliku ülesande, juriidilise kohustuse või lepingu täitmise eest või kes on Teilt küsinud nõusoleku andmete töötlemiseks. Teie isikuandmetele pääsevad ligi ainult need asutuse teenistujad, kes kasutavad isikuandmeid tööülesannete täitmiseks.

 

Kuidas säilitame Teie isikuandmeid?

Lähtume põhimõttest, mille kohaselt Teie isikuandmeid töödeldakse seni, kuni see on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik.

 

Täpsemalt kehtestatakse dokumentide säilitamistähtajad ametiasutuse dokumentide liigitusskeemis.

 

Dokumente säilitatakse vastavalt sarjadele ette nähtud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.

 

Kuidas reageerime isikuandmetega seotud rikkumistele?

Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis teavitame rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni. Võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lahendada.

 

Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta ette vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

 

Millised on Teie õigused?

Teil on õigus tutvuda enda isikuandmetega, mida me Teie kohta oleme kogunud. Teabe saamiseks peate tõendama oma isikusamasust ning esitama selleks ametiasutusele (eelistatult) digiallkirjastatud päringu. Teie päringule vastatakse mõistliku aja jooksul (hiljemalt 30 päeva jooksul). Asutusel on võimalik vastamise tähtaega pikendada isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 12 lõike 3 alusel 60 päeva võrra, võttes arvesse päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu. Asutus teavitab Teid vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Kui asutus keeldub päringule vastamisest, siis selgitab ta keeldumise aluseid ja põhjuseid.

 

Teie kohta käivad andmed väljastame vastavalt Teie soovile kas paberil või elektrooniliselt. Dokumentide ärakirjade ja väljatrükkide või isikuandmete väljastamisel paberkandjal eest võtab asutus avaliku teabe seaduse § 25 lõike 2 ja isikuandmete kaitse seaduse § 19 lõike 2 alusel alates dokumentide 21. leheküljest tasu 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest. Seda juhul, kui dokumentide või andmete väljastamise eest ei ole eriseadusega ette nähtud riigilõivu või muud tasu.

 

Asutus keeldub dokumentidega kohapeal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:

     - kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;

     - takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist;

     - ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

 

Kui Teie isikuandmete töötlemise aluseks on Teie poolt eelnevalt antud nõusolek, on Teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta.

 

Teil on õigus nõuda Teid puudutavate isikuandmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad. Lisaks on Teil õigus nõuda ka mittetäielike isikuandmete täiendamist tulenevalt konkreetse töötlemise eesmärgist.

 

Teil on õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist või kustutamist teatud kindlatel juhtudel. Eelkõige juhul, kui meil ei ole Teie isikuandmete töötlemiseks (enam) seaduslikku alust. 

 

Teie kui andmesubjekti õigused on täpsemalt sätestatud EL määruse 2016/679 artiklites 15–22.

 

Riiklikest registritest, millesse andmeandja on ametiasutus (Eesti rahvastikuregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; riiklik ehitisregister, Eesti Hariduse Infosüsteem jne) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik „Kodanikule") kaudu. Sisselogimisel toimub isiku tuvastamine (vajalik ID-kaart).

 

Kui andmesubjekt leiab, et isikuandmete töötlemisel rikutakse tema õigusi, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

 

Isikuandmete töötlemise toiminguid puudutavate küsimuste korral saate pöörduda asutuse andmekaitsespetsialisti poole e-kirja teel aadressil personal@rauge.ee.

 

Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist need selgitused ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel võrgulehtedel, millele meie võrgulehel viidatakse.

 

Isikuandmete töötlemisel juhindume eeskätt: